Merkblatt · 2. Juni 2026

Eine Nebenkostenabrechnung von der Frist bis zur Heizung

Die Jahresabrechnung ist kein Angebot, dem Sie widersprechen müssen, um überhaupt Mieter zu bleiben. Sie ist eine Rechnung über Vorauszahlungen. Manche Posten gehören hinein, manche nicht, und beide Fristen laufen unabhängig voneinander.

Zwei Fristen, die sich nicht ersetzen

Die Vermieterin muss über die Betriebskosten eines Abrechnungszeitraums innerhalb von zwölf Monaten nach dessen Ende abrechnen. Endet das Jahr am 31. Dezember, muss die Abrechnung der Mieterin bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugegangen sein. Versäumt die Verwaltung diese Frist ohne eigenes Verschulden auszuschließen, kann eine Nachforderung ausgeschlossen sein. Ein Guthaben muss sie trotzdem auskehren.

Ihnen läuft eine andere Frist: Einwendungen gegen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung müssen Sie der Vermieterin innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mitteilen. Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Wer die Abrechnung im Januar erhält und im übernächsten Februar zum ersten Mal den Hausmeisterposten beanstandet, kommt oft zu spät.

Was die Abrechnung überhaupt enthalten muss

Eine formelle Abrechnung nennt den Abrechnungszeitraum, die Zusammenstellung der Kosten, den Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Fehlt eine dieser Angaben, können Sie die Nachzahlung zurückhalten, bis eine nachvollziehbare Abrechnung vorliegt. Inhaltliche Fehler — ein falscher Betrag, ein unzulässiger Posten — sind etwas anderes als ein formeller Mangel. Sie begründen den Einwand innerhalb der Frist, nicht automatisch ein Zurückbehaltungsrecht auf unbestimmte Zeit.

Posten, die regelmäßig herausfallen

Die Betriebskostenverordnung zählt auf, was umgelegt werden darf: Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornstein, Versicherungen, Hauswart, Antenne oder Breitband in den dort genannten Grenzen, Einrichtungen der Wäschepflege. Instandsetzung, Verwaltung, Bankgebühren und Mietprozesskosten gehören nicht in diese Liste. Ein Hausmeister, der zugleich repariert, ist nur mit dem Anteil umlagefähig, der Wartung und Pflege betrifft, nicht mit dem Lohn für Handwerkerarbeiten.

Leerstand trägt die Vermieterin. Steht eine Wohnung leer, darf ihr Anteil nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden, indem man die Fläche aus dem Nenner streicht. Gemischt genutzte Häuser mit Ladenlokalen brauchen einen Schlüssel, der die unterschiedliche Nutzung abbildet, statt jede Fläche gleich zu behandeln, wenn der Verbrauch erkennbar anders liegt.

Heizkosten

Bei verbundener Heizungsanlage sind die Kosten überwiegend nach Verbrauch zu verteilen, in der gesetzlichen Spanne zwischen 50 und 70 Prozent. Der Rest darf nach Fläche oder umbautem Raum gehen. Eine reine Umlage nach Quadratmetern ist nur in engen Ausnahmen zulässig. Wer eine eigene Etagenheizung hat, sollte prüfen, ob zentrale Heizkosten des Vorderhauses trotzdem auf der Abrechnung stehen. Das kommt vor, wenn die Verwaltung ein Haus als eine Einheit behandelt.

Belege

Sie dürfen die Belege einsehen, in der Regel in den Räumen der Verwaltung, zu einer zumutbaren Zeit. Fotos der Belege werden heute vielfach zugelassen. Eine pauschale Weigerung, irgendetwas zu zeigen, trägt die Nachforderung nicht. Notieren Sie vor dem Termin, welche drei Posten Sie sehen wollen. Eine Stunde mit dem gesamten Ordner ohne Frage bringt selten mehr als die gezielte Prüfung von Hauswart, Versicherung und Heizung.

Wenn die Abrechnung auf dem Tisch liegt und die Frist läuft, können Sie sie in der Prüfung der Nebenkostenabrechnung vorlegen. Wir trennen dort die Posten, gegen die sich ein Satz lohnt, von denen, die rechnerisch stimmen.